Jak napisać oficjalny e-mail?

Magda

Skończyła filologię polską już jakiś czas temu, a mimo to wciąż doganiają ją dylematy i zagwozdki językowe. Blog ten prowadzi po to, aby poprawić chociaż drobny odsetek błędów...

A może przeczytaj też...

65 komentarzy

  1. Bushee pisze:

    Widzisz, Di, „profesor” na określenie nauczyciela licealnego jest tytułem zwyczajowym, podobnie, jak „doktor” na lekarza (wszak nie każdy lekarz jest doktorem…), czy (coraz rzadsze) „magister” na aptekarza.
    Na ten temat było już – tak w internecie, jak i poza nim – milion dyskusji, więc nie chciałbym zaczynać kolejnej…
    Niemniej, musisz się oduczyć tego przyzwyczajenia – na uczelniach to tytuł naukowy i stanowisko są obowiązujące: profesorem można zostać zarówno zwyczajnym, jak i nadzwyczajnym (uczelnianym) – w tym drugim przypadku, w gruncie rzeczy, na innej uczelni już nie powinno się takiej osoby określać tym mianem. Podobnie, niektórzy pracownicy zajmują szczególne stanowiska (np. adiunktów czy docentów), i czasem życzą sobie, by tak właśnie ich tytułować.
    Podsumowując: należy uważać i określać odpowiednie osoby ich faktycznymi tytułami, jednocześnie pamiętając o ich preferencjach (a uwierz mi, że niektórzy potrafią być w tej kwestii bardzo perfidni…)

  2. szymek pisze:

    Dzień dobry,
    Na pierwszy rzut oka temat wydaje się błahy jednak jak widać po powyższej dyskusji wcale taki nie jest. Kilka luźnych myśli:
    - często stosuję formę powitania „Witam” – przyznam, że do tej pory bezrefleksyjnie. Po głębszym zastanowieniu dochodzę do wniosku, iż faktycznie sformułowanie „Witam” nie jest najlepsze. Można odnieść wrażenie, że ktoś się wywyższa (moje subiektywne odczucie). Sądzę, że „Dzień dobry” jest odpowiednie i nie przekonuje mnie argumentacja o różnej porze pisania/czytania informacji. Zgadzam się w tym względzie z użytkownikiem: Karlik. Forma „Szanowna Pani/Szanowny Panie/Szanowni Państwo (gdy nie znamy płci odbiorcy)” jest jak najbardziej na miejscu przy oficjalnej korespondencji (biznesowej lub student/profesor) jednak Szanowna Pani Jolanto Kowalska mnie razi. Wracając jeszcze do „Witam”: Sądzę, że zmienia postać rzeczy użycie formy „Witam serdecznie”. Co Państwo o tym sądzicie?
    -w kwestii przecinka i wielkiej litery: używam właśnie takiej formy i przy tym pozostanę. Być może kłóci się ona z językową poprawnością jednakże na pierwszym miejscu stawiam w tym wypadku inne względy. W moim odczuciu wygląda to dobrze i jest uniwersalne (różnorodność językowa/kulturowa przy korespondencji np. zagranicznej). Swoją drogą, ciekawe czy tego typu wątpliwości targają Brytyjczykami, Niemcami lub Francuzami (w kontekście poprawnej formy maila pisanego do np. Polaka)?
    -odnośnie „Pana Profesora”: w praktyce często stosowałem formę „Pani Profesor/Panie Profesorze” do wykładowców nie posiadających takiego tytułu gdy były to osoby odpowiednio starsze. Do młodszych wykładowców zwracałem się Panie Doktorze. Kwestia wygody. Zdarzało mi się często rozmawiać z kilkunastoma wykładowcami jednego dnia – z niektórymi pierwszy i ostatni raz – a nie mieli oni w zwyczaju nosić przypiętej plakietki z tytułem naukowym. Sądzę, że grzeczniej zwrócić się do doktora habilitowanego „Panie Profesorze” niż odwrotnie. ‚
    -czwarty wątek (nowy w tej dyskusji): Jak odpisywać na maila mającego nie elegancką formę. Ja, mimo wszystko, odpisuję „oficjalnie” i mam z tego dodatkową satysfakcję.

  3. Bushee pisze:

    Szymek – co do tytułów, zgadzam się, że pracownicy naukowi nie noszą plakietek z tytułami. Jednak w dobrze rozumianym interesie studenta jest znać te tytuły – ostatecznie, podzbiór akademickiego ciała pedagogicznego, z którym przeciętny student ma do czynienia, jest ograniczony do kilkunastu osób na semestr, a i pomiędzy semestrami wiele z tych osób się powtarza (zależnie też od kierunku i uczelni – u mnie, przez 5 lat, całość zamknęła się w ca 30 osobach, u mojej dziewczyny zaś, po 3 latach, jest to na oko ledwo 15 osób).
    A dlaczego to powinno być istotne dla studenta? Ponieważ zawsze część pracowników jest „uczulona” na swój tytuł i potrafi być bardzo niemiła, gdy użyje się niewłaściwego (tak zaniżonego, jak i zawyżonego). Często też znajdą się osoby (choć to raczej przypadki jednostkowe), których określanie tytułem wyższym, niż przez nie posiadany, jest „nadepnięciem na odcisk” – ponieważ do takiego stopnia aspirowały, a nie udało im się go osiągnąć. A o skutkach nie muszę chyba mówić…
    Pozostając w temacie emaila – mamy tu przecież czas, lepiej jednak poświęcić minutę lub dwie i upewnić się, że znamy aktualny tytuł danej osoby.

  4. kajot pisze:

    Dzien dobry,

    Pozwole sobie zaczac wpis tak samo jak moje e-maile – od „dzien dobry” i bez polskich znakow.
    Jestem wykladowca, a wiec przedstawicielem wspomnianej wyzej kilkakrotnie profesji. Przyznaje, ze bardzo mnie mierzi „witam” w listach od studentow (zdaza sie nawet w rozmowie!!!) i zawsze odpisuje oficjalnie (tzn. „szanowny Panie” do studentow nieznajomych i np. „Panie Piotrze” do osób mi bliżej znanych (dyplomantów). Do grupy studentów prawie zawsze „Szanowni Państwo”.

    O ile z poczatkiem listow problemu nie mam to mam jednak dylemat jak się podpisywać. Pisząc do firm czy instytucji używam zwrotów „z poważaniem”, „lacze wyrazy szacunku” lub „pozdrawiam” jeśli juz poznalem (chocby mailowo) osobe do ktorej pisze.
    A jak sie podpisac piszac do np grupy studentow? „pozdrawiam” moim zdaniem odpada.
    Czy zwrot „z powazaniem” nie jest zbyt, hmmmm… powazny?
    Czy samo imię i nazwisko będzie niegrzeczne?

    Pozdrawiam,
    Kajot

  5. Tomek pisze:

    Cześć.

    Tak to się powinno pisać w jezyku polskim, bo przecinek w tym miejscu jest po zdaniu (jednowyrazowym, ale zdaniu), nie na miejscu, wręcz kłóci się z estetyką. To, że tak piszą inni nie znaczy, że my – Polacy, mamy to „małpować”. Również wykrzyknik powinien być tu używany jak najrzadziej, z najlepiej w ogóle, bo jest zarezerwowany do wypowiedzi typu: „Czołem, żołnierze!” (kurczę, miałem problem ze znalezieniem wykrzyknika na klawiaturze, bo go praktycznie nie używam, jest zarezerwowany dla choleryków lub ludzi czujących się niedowartościowanymi i pragnącymi podkreślić wagę swoich słow), czy papieskie: „Drodzy Rodacy!”.
    Co do polskich znaków, to jak najbardziej należy ich używać, bo to nasz własny język. Nie można go w ten sposób zaniedbywać, bo w końcu jesteśmy Polakami i , choćby na przekór Bill’owi Gates’owi ;), powinniśmy używać polskiego, a nie okaleczonego polskiego, choć jest on byc może wygodniejszy (nie dla mnie, bo jestem przyzwyczajony do porządnego pisania). Na przykład podam nazwisko ś.p. niestety Arkadiusza, znanego niegdyś polskiego siatkarza, którego nazwisko brzmi po polsku Gołaś. Biedny człowiek musiał przez całą swoją karierę nosić na plecach, zgadnijcie jakie „nazwisko” (pewnie „dzięki” oszczędnościom). Jest to śmieszne i tragiczne zarazem, niestety coraz więcej ludzi tak spłaszcza polszczyznę, że już nie wiadomo, czy ktoś posłał dziecko do kąta, czy do kata, a to chyba jest jakaś różnica. Przykładów można podawać bez liku, ale czas goni.
    Pozdrawiam.

    Tomek

  6. konrad pisze:

    Dzien dobry,

    Rozpoczecie takie a nie inne – dla mnie wyglada estetycznie. Jesli ktos odczyta te wypowiedz w nocy i bedzie to dla niego zrodlem niepokoju lub maniakalnego zastanawiania sie jaka to jest RZECZYWISCIE pora dnia/nocy – wspolczuje niezmiernie!

    Nie slyszalem o zdaniach ktore nie maja w sobie ani podmiotu, ani orzeczenia, wiec nie widze sensu uzywania kropki w naglowku (rownowazniki zdan, moze – nie jestem ekspertem). Wykrzyknik, hmm, czemu nie! Jesli ktos mysli ze to przez niedowartosciowanie i chec podkreslenia swoich slow, powtorze ponownie: to tylko naglowek, do swoich slow jeszcze nie dotarlem…

    Zaczynajac list warto pomyslec o odbiorcy, jak moze zareagowac na jakiekolwiek zwroty ktorych uzyjemy. Jesli nie jestesmy pewni, wydaje mi sie ze zwrot „witam serdecznie” jest jak najbardziej wlasciwy i uprzejmy, niezaleznie czy piszemy do mezczyzny, kobiety lub grupy. To jednak moje subiektywne odczucie i moze byc uwarunkowane moim wiekiem. „Szanowny/na/ni…” też nie brzmi zle, chociaz dla mnie w wiekszosci sytuacji powoduje ze sam czuje sie jak jakas instytucja. Jesli ktos mialby sie czuc urazony tym zwrotem, sugerowalbym rozpoczecie kolejnego maila od slow „Wesolych Swiat”! Wtedy to dopiero bedzie sie miala taka osoba nad czym zastanawiac w dlugie LETNIE wieczory…

    Jak juz wiele osob zauwazylo, w tym ekspertow, forma maila jest jeszcze nieugruntowana w jezyku polskim i nie ma sensu narzucac jej reguly listu formalnego, gdyz takim nie jest. Wystarczy zrobic analize takiej korespondencji (zadanie dla lingwistow/socjolingwistow) i pewne trendy sie ujawnia. Jesli format bedzie zblizony do formatu angielskiego, widac taka byla naturalna kolej ewolucji. Jesli niektorzy uwazaja to za malopwanie I zatracanie swiadomosci narodowej, radzilbym gwaltowne wyciagniecie wtyczki z kontaktu i oddanie komputera komus innemu.

    Pisze z zagranicy, gdzie mieszkam cale swoje dorosle zycie i przyzwyczailem sie pisac bez znakow diakrytycznych, mimo ze system je jak najbardziej rozpoznaje. Jesli komus to przeszkadza, z gory przepraszam i rozumiem ze mozna byc na to nawet „uczulonym”. W koncu to pisanie z bledami? W mailach bardziej formalnych po polsku, ktore pisze niezmiernie rzadko, uzywam poprawnej pisowni.

    Pozdrawiam! (krzycze, zeby mnie wszyscy dobrze slyszeli, jednak ton krzykniecia jest bardzo przyjazny:)

    Konrad

  7. Jakub pisze:

    Z całym należnym Ci szacunkiem: nie pisz o rzeczach o których nie masz zielonego pojęcia.

  8. Justyna pisze:

    Jestem uczennicą liceum gdy piszę e-maile oficalne zawsze kończę zwrotem

    ” Z góry dziękuję za odpowiedź,
    Justyna XYZ ‚

    A Wy co myślicie o takim zakończeniu ?

    • djadar pisze:

      A co jeśli kierujesz wiadomość nie oczekującą odpowiedzi? Poczekaj kilka lat i włącz się do dyskusji, kiedy Twoja wypowiedź będzie wnosiła do niej coś sensownego.

      • kajot pisze:

        A co Twoja wypowiedź wnosi sensownego do dyskusji? Czy gdyby Justyna nie napisała, że jest z liceum, jej wypowiedź byłaby bardziej wartościowa?
        Moim zdaniem takie zakończenie nie może być stosowane zawsze, ale sam go używam w niektórych okolicznościach. Na przykład jeśli kontaktuje się z jakimś biurem obsługi klienta i oczekuje prostej odpowiedzi.

  9. dzastaa pisze:

    Jak można zaczynać maila od „dzień dobry”;D U mnie w szkole od razu by cie wyśmiali. Zarówno studenci piszą do wykładowców na „Szanowny Panie Doktorze” jak i wykładowcy do grupy studentów zwracają się na „Szanowni Państwo” A jak piszesz wieczorem, to zaczynasz maila od dobry wieczór czy też od dzień dobry? Analogicznie może powinieneś kończyć na „do widzenia” albo „dobranoc”

  10. Nie było mnie tu pisze:

    Moja znajoma napisała kiedyś do pani doktor zaczynając „Pani Magdaleno”. W zamian dostała długą rozprawę o tym, jak to pani doktor zdobyła tytuł naukowy, jak to ten tytuł jest ważny i zobowiązujący cały świat do okazywania należytego szacunku utytułowanemu. Było jeszcze kilka innych lekcji dobrych manier. Oczywiście skończyło się to niezaliczeniem pracy – pani doktor zaznaczyła całą pracę na czerwono w ramach wskazania błędów.
    Nie polecam tego zwrotu. :)
    Za to inny wykładowca odpisał mi kiedyś zaczynając od „witam”, przez całą wiadomość nie używając żadnych znaków interpunkcyjnych, wielkich liter, ani polskich znaków, a na koniec dodał „pzdr”. Szczerze, to nie poczułem się lekceważony, ani obrażony, wręcz przeciwnie – jak student, na którego problemie zależy wykładowcy tak, aby nie bawić się w biurokrację. Nie byłem tylko kolejnym numerem w indeksie. Ale wynika to pewnie z charakteru wydziału i relacji w nim panujących – Filozofia.
    Osobiście zawsze zaczynam „Szanowny/a Panie/Pani Doktorze/Doktor”, a kończę „Z wyrazami szacunku Nie było mnie tu”.

    PS W moim ostatnim zdaniu przecinek przed „a” się należał czy nie? Poza tym, zapomniałem napisać, że bardzo podoba mi się ten blog i cieszę się, że tu trafiłem.

    • Magda pisze:

      Zgadzam się, ale w Twoim przypadku to wykładowca napisał „Witam” – im wolno, bo są „po drugiej stronie”.
      Tak, przecinek powinien tam być :) więc dobrze, że jest.
      Cieszę się, że blog się podoba, bardzo miło to słyszeć.
      Pozdrawiam,
      Magda

  11. Renata pisze:

    Potrzebuję trochę informacji, ponieważ nie czuję się mocna w tym jak się do kogo zwrócić. Chodzi mi o nagłówki w oficjalnych mailach. Widzę, że, pominąwszy drobne i niepotrzebne złośliwości,trafiłam w dobre miejsce.Muszę napisać mail do ambasady USA z prośbą o przysłanie do banku pewnego zaświadczenia. Proszę o podpowiedź, czy zwrot „Szanowni Państwo” będzie tu na miejscu, czy mam używać polskich znaków,i czy wypada mi prosić o odpowiedź.Czy moją prośbę mam zacząć od słów „Uprzejmie proszę… czy najpierw podać, dlaczego jest mi to zaświadczenie potrzebne.Liczę na poważną odpowiedż.
    Pozdrawiam,
    Renata

  12. starannie_niedobrany pisze:

    Szanowna Pani Renato! Mail do ambasady proponuję zacząć os słów umieszczonych w nagłówku: „Hi Osama!”. Koniec wiadomości warto uświęcić „God bless america” :-)

  13. studentka pisze:

    Nie we wszystkim się zgodzę z autorem artykułu. „Pani Magdaleno” jest tzw. półoficjalnie, a nie oficjalnie. Podobnie jak „Proszę Pani”. „Witam” rzeczywiście wymusza naszą wyższą pozycje wobec rozmówcy. Wolno tak napisać do nas przełożonemu, nam do podwładnych, ale w żadnym wypadku inaczej. Najbardziej grzeczne mimo wszystko pozostają formy „Szanowna Pani” i „Szanowny Panie”(jeśli nie znamy płci adresata-”Szanowni Państwo”). W przypadku tytułów naukowych dodajemy je za tymi dwoma zwrotami według przykładu: Szanowny Panie Magistrze.
    W Niemczech dodaje się jeszcze nazwisko(Sehr geehrter Herr Doktor Meier), ale u nas jest to sprzeczne z przyjętymi normami.

  14. CieńOstrzaMrozu pisze:

    Co do ostatniej wypowiedzi studentki wydaje mi się, iż po zwrocie „Szanowny Panie” nie powinno pisać się tytułu naukowego bez imienia i nazwiska jego posiadacza.

  15. Dziękuję za użyteczne informacje. Jako rodowity Brytyjczyk, niektóre przypadki mnie mylą.
    W powyższym artykule, filolozka napisała „Nie mówi on nic”.. Czy nie powinno być „niczego”?

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Przeczytaj poprzedni wpis:
Podsumowanie roku 2008
Zamknij