Język polski – błędy językowe – zagwozdki polonistyczne
Jak napisać oficjalny e-mail?
Ostatnio przeczytałam ciekawą książkę (rozdział (III. 4.) i zmotywowała mnie ona do napisania paru słów na temat grzeczności w oficjalnych e-mailach. Myślę, że jest to dość ważna informacja, bo często przecież wysyła się e-maile do pracodawców (i „pracobiorców”), wykładowców, współpracowników, z którymi nie jesteśmy na „Ty” itp.
Otóż, podstawową zasadą jest używanie form grzecznościowych przynależnych do tradycyjnego, oficjalnego listu.
Zacznijmy od tematu. Jest bardzo istotny. Należy jak najmniejszą ilością słów wyrazić jak najwięcej informacji. Nie należy jednak tytułować e-maila np. „Pomocy”, „Problem”, „Proszę o pomoc”, „e-mail od Jana Kowalskiego” itp. Nie mówi on odbiorcy nic. Jeśli jednak zatytułujemy wiadomość np. „Przypomnienie o książce Gramatyka opisowa języka polskiego”, wykładowca będzie pamiętał komu miał ją przynieść i jednocześnie przypomni sobie o jej zabraniu.
List zaczynamy zwrotami takimi, jak: Dzień dobry!, Szanowna Pani, Szanowny Panie, Proszę Pani, Pani Magdaleno (zamiast często błędnie wstawianego „bezpłciowego” Witam, które nie jest w sytuacji oficjalnej dobrym wyborem).
E-mail kończymy tak, aby nie spoufalać się z odbiorcą.
Podpisujemy się imieniem i nazwiskiem. Nie samym imieniem (nawet jeśli sygnatura adresu e-mail ma zarówno imię, jak i nazwisko). Należy pamiętać, aby zawsze to zrobić. List bez podpisu uważany jest za spam.
Podpisujemy się nawet wtedy, gdy piszemy w imieniu kilku osób, grupy (na przykład na studiach).
Nie rozpisujemy się. Staramy się, aby e-mail był zwięzły, ale tak, by znalazły się w nim wszystkie konieczne informacje.
Warto również zaopatrzyć się w skrzynkę, którego domena nie będzie nas kompromitować (nie takie, jak np. buziaczek.pl). Najprofesjonalniej będzie wyglądać e-mail z imieniem i nazwiskiem.
Podobne wpisy:
- Oficjalny SMS
- Jak napisać dobre CV?
- Mail a mejl
- Jak napisać zaproszenie na ślub?
- Jak napisać dobry tekst?
61 odpowiedzi do wpisu: “Jak napisać oficjalny e-mail?”
Skomentuj
Prenumeruj blog
Cześć! Jestem Magda. Jeśli udało Ci się tutaj dotrzeć, to znaczy, że również zależy Ci na poprawności językowej. Rozgość się, usiądź wygodnie, napij się dobrej herbaty i...podyskutuj ze mną w komentarzach. Więcej na mój temat znajdziesz na stronie o mnie.
Zgodnie z netykietą, w internecie przyjęło się, że wszyscy są równi i mówią sobie na ‘ty’, niezależnie od wieku, płci itp. Oczywiście, w przypadku służbowej korespondencji, wypada zachować odpowiednie tytuły. W obu przypadkach, należy dbać o poprawność języka i pisowni
Wszyscy zgodnie piszą o sposobie rozpoczynania wiadomości, które jest skopiowane z angielskiego, czyli o przecinku i małej literze, otóż w j. angielskim po przywitaniu stawiamy przecinek, ale list zaczynamy od nowej linijki i wielką literą, rozpoczynanie go małą literą Anglicy uznają za błąd
no dobrze, ale w języku polskim zaczynamy małą
nieumienapisac emejluuuuuuu zrozumiano icomamnapisacnatewww skończyłam
proszepanajaktousunonćnapiszters
????
Szczerze mówiąc nie bardzo rozumiem z jakiego względu „Dzień dobry” jest lepsze od „Witam”, oprócz tego, że jedno jest oficjalne, a drugie nie jest. Ja nie „czuję” różnicy, wręcz uważam, że „Dzień dobry” brzmi śmiesznie, bo czy pisząc wieczorem wówczas nie powinno się pisać „Dobry wieczór”? „Witam” jest niezwykle neutralne i z tego względu wg mnie jest dobre. Nie widzę też problemu w pisaniu do np. klienta „Witam serdecznie” na początku wiadomości. Co jeszcze warto podkreślić: w oficjalnej korespondencji mejlowej niezwykle wiele firm stosuje ten zwrot na początku np. newsletterów, a co za tym idzie zwykłe „Witam” jest obecnie wręcz uznawane za standard.
wszystko zależy od kontekstu – relacji pomiędzy nadawcą a odbiorcą; kto jest ważniejszy, gdzie znajduje się na drabinie społecznej itp… Proponuje zacząć po prostu tak (zamiast dzień dobry lub witam) jeśli ktoś jest od nas ważniejszy: Szanowny/a Panie/Pani XYZ”
Tomku, oczywiście, że wieczorem można napisać „dobry wieczór”.Poza tym mrtom idealnie wyjaśnił resztę.
Pozdrawiam.
Absolutnie w sytuacji student – wykładowca, podwładny – szef czy jakiejkolwiek oficjalnej nie piszemy „witam” ani nie podajemy imienia w nagłówku (Pani Aniu). Oficjalną formą adresatywną jest Szanowny Panie, Szanowna Pani etc. Wiele na ten temat było na stronie Poradni Językowej Wydziału Polonistyki UJ.
Dlaczego nie można na początku newslettera napisać „Szanowni Państwo”? Skąd ta moda na spoufalanie się? Wiem, z zachodu. W każdym razie jestem jej przeciwna.
Witam,
Bardzo ciekawy temat i interesujacy blog. Moje trzy grosze:
1. ‘Witam’ jest lepsze od ‘dzien dobry’ – nikt nie wie, o ktorej odbiorca przeczyta emaila. Jesli odbieram go rano i widze ‘dobry wieczor’, moja pierwsza mysl jest taka, ze nadawca nie wypil dzis rano kawy albo wypil cos mocniejszego, bo w dzien mowi sie ‘dzien dobry’. Nie nalezy trzymac sie regul pisowni za wszelka cene w nowych srodkach porozumiewania sie, bo zrobi sie smiesznie.
2. Po naglowku emaila ja osobiscie stosuje przecinek, a potem rozpoczynam zdanie wielka litera, na modle anglosaska. Dlaczego? Zbyt wiele emaili pisze do odbiorcow za granica i nie mam czasu sie zastanawiac, jaki jest standard obowiazujacy w kraju odbiorcy. Dla mnie to brzmi naturalniej: naglowek jest tylko naglowkiem, zdanie po nim nastepujace jest pelnym zdaniem, dlaczego mam je rozpoczynac od malej litery??? Nie lubie wykrzyknika na koncu naglowka, bo na nikogo nie krzycze, jesli napisze ‘Pani Magdo.’, tez to wyglada ni w piec, ni w dziewiec.
3. W zasadzie to jestem purysta jezykowym, czego zapewne nie widac w tym poscie, ale uwazam, iz przy porozumiewaniu powinno miec sie na uwadze ponizsze rzeczy (kolejnosc nieprzypadkowa):
a) przede wszystkim: koniecznosc przekazania informacji tak, aby druga strona ja zrozumiala – prosto, jasno i przejrzyscie,
b) dostosowanie stylu informacji do sytuacji i hierarchii osob,
c) wygode,
d) reguly rzadzace danym jezykiem.
(Moze czasem zamieniam miejscami c i d. Czasem. Rzadko w mailach i gadu gadu).
4. @Kamil: w kwestiach jezykowych zwykle prosciej jest cos przejac, niz wywazac otwarte drzwi. Jezyk polski jest jezykiem zywym i zapozycza bezusannie wyrazy z wielu innych jezykow. W innych zywych jezykach jest to samo. Mozna sie usmiac do rozpuku, widzac potworki typu ‘listel’, ‘pedrak’ (pendrive) lub inne wymyslanie polskich odpowiednikow na sile. Dla zwolennikow spolszczania wszystkiego mam propozycje: najpierw zastapcie slowa ‘komputer’, ‘telewizja’ i ‘gazeta’ polskimi odpowiednikami, potem zabierzcie sie za okolo 75% (moze przesadzam, nie mam czasu sprawdzac) innych słow, ktore pochodza z laciny, angielskiego, niemieckiego, francuskiego, wloskiego i innych jezykow. Tak, wiem, wiem – Polacy nie gesi… Zawsze przy takich okazjach przypomina mi sie znajoma, ktorej nawet rosyjski nie chcial wchodzic do glowy, bo byla za leniwa i miala wygodne wytlumaczenie: ‘W Polsce mowimy po polsku!’
5. Jesli ktos ma zamiar zganic mnie za niestosowanie polskich znakow diakrytycznych i uzywanie brytyjskich cudzyslowow, to juz wyjasniam: tak jest szybciej i wygodniej. A zanim uslysze swoje, prosze zwrocic uwage na powyzsza dyskusje: ile razy uzyto slow niewystepujacych w jezyku polskim (e-mail, newsletter lub znaku
) i przede wszystkim ile razy system uzyl przekomicznej konstrukcji ‘Magdalena Brod napisal’, ‘Joanna napisal’ przy okazji postow. W tych przypadkach ja raczej kierowalbym pretensje do Billa Gatesa, iz nie poczekal, az ktos wymysli Microsoft nad Wisla i stworzy Krzemowa Doline w Dolinie Dunajca lub w innym nadajacym sie do tego miejscu pomiedzy Odra, Bugiem a Nysa.
I to by bylo na tyle.
Pozdrawiam,
jaca
P.S. Ja jestem ‘on’, wiec okreslenie ‘jaca napisal’ w tym przypadku jest poprawne.
Hi, hi,
Odnosnie moje punktu 5: Blog zamienil w poscie moj cudzyslow brytyjski (jedna kreska u gory zaczynajaca i jedna w gory konczaca cytat) na polski (jw.) oraz usmieszek ‘z klawiatury’ na smiejace sie sloneczko – brawo dla bloga.
Pozdrawiam,
jaca
Hi, hi,
Odnosnie mojego punktu 5: Blog zamienil w poscie moj cudzyslow brytyjski (jedna kreska u gory zaczynajaca i jedna w gory konczaca cytat) na polski (jw.) oraz usmieszek ‘z klawiatury’ na smiejace sie sloneczko – brawo dla bloga.
Pozdrawiam,
jaca
Jak ja uwielbiam humanistów. Przeczytałam książkę – zdobyłam, prawdę absolutną i objawioną – teraz będę wszystkich zmuszać do jej uznania. Bo po co myśleć i dostosowywać się do zmian zachodzących do świecie.
Jakże się cieszę i dziękuję Bogu, że cała informatyka wraz z przyległościami wyewoluowała zanim różnej maści profesorowie, językoznawcy, politycy zorientowali się o co chodzi…
@Corv, co to za ironia? Skąd te bzdury o prawdzie absolutnej? Czy napisałam cokolwiek, co mogłoby na to wskazywać?
Dla Twojej wiadomości, pracuję w miejscu (de facto w branży informatycznej), gdzie na co dzień wymieniam korespondencję elektroniczną z klientami i współpracownikami i uważam, że należy im się szacunek, dlatego właśnie stosuję grzecznościowe formy, używam polskich znaków i dokonuję wszelkich starań, aby mail był jak najbardziej czytelny. To nie są wymysły. To po prostu najzwyczajniejsza w świecie kultura.
A ostatnie zdanie to kolejna bzdura
Branży informatycznej nie było jeszcze długo po tym, gdy „różnej maści profesorowie, językoznawcy, politycy” byli zorientowani „o co chodzi”.
PS Język świetnie dostosowuje się do zmian w nowych technologiach.
Chciałam dodać tylko, że sformułowanie Witam, przysługuje wg savoir-vivre’u osobie ważniejszej. Tzn, mnie – studentce – nie wypada tak napisać do wykładowcy, ale jemu do mnie – jak najbardziej.
Ale, powtarzając słowa pewnego wiekowego i bardzo cenionego językoznawcy: język jest jak rzeka. Witam jest tak popularne, że pewnie nabierze neutralnych konotacji. Jaki ten język piękny!
Dzień dobry!
Słowo „Witam” sugeruje bycie ‘wyżej’ niż odbiorca. Zwrot tego typu do wykładowcy nie licuje z szacunkiem jemu należnym. W takim wypadku znacznie lepsze będzie „Szanowny Panie Profesorze Janie Kowalski”.
Witam jest odpowiednie jak otwiera się uroczystość, zwraca się do członków organizacji będąc w jej zarządzie czyli zwyczajnie będąc nieco wyżej na drabinie relacji.
„Dzień dobry” jest uniwersalne i w dobrym tonie… Wszak w świecie elektroniczym nie ma nocy – więc i nie ma potrzeby używać formy „Dobry wieczór”, za wyjątkiem sytuacji kiedy rozmawiamy bezpośrednio w realnym czasie z rozmówcą.
Pozdrawiam
Dzień dobry,
przewija się tu problem czasu (różnic czasu, odebrania wiadomości w innej porze). Nie rozumiem problemu. Czy w tradycyjnej poczcie było inaczej? Czy jeśli list otwierałem wieczorem, to spodziewałem się tam zwrotu „dobry wieczór”???
List to list, a że e-mail szybciej jest przesyłany i w innej formie – co za różnica…
Miałam jakiś czas temu pewien problem – musiałam napisać e-mail do pani prowadzącej ćwiczenia i naprawdę nie wiedziałam jak zacząć. Większość stron sugerowała „Szanowna Pani Profesor”, ale ta pani profesorem nie jest, wiekiem jest zbliżona do mnie, a zajęcia prowadzi w bardzo luźniej atmosferze, więc użycie tego zwrotu zalatywało mi jakimś złośliwym sarkazmem
Jeśli nie ma tytułu profesora, to z jakiej racji tytułować w ten sposób e-mail?
Hm, z braku innej opcji
„Szanowna Pani Magister” jakoś mi nie brzmi, a liceum przyzwyczaiło mnie by nie wiązać „profesora” ściśle z tytułem naukowym (do wszystkich nauczycieli mówiło się „panie profesorze/pani profesor, ewentualnie sorze/sorko 
) W każdym razie, najbezpieczniejszą opcją w tym przypadku wydaje mi się to nieszczęsne „dzień dobry”…