Kategorie
o tym i owym

Jak napisać oficjalny e-mail?

Ostatnio przeczytałam ciekawą książkę (rozdział (III. 4.) i zmotywowała mnie ona do napisania paru słów na temat grzeczności w oficjalnych e-mailach.  Myślę, że jest to dość ważna informacja, bo często przecież wysyła się e-maile do pracodawców (i “pracobiorców”), wykładowców, współpracowników, z którymi nie jesteśmy na “Ty” itp.

Otóż, podstawową zasadą jest używanie form grzecznościowych przynależnych do tradycyjnego, oficjalnego listu.

Zacznijmy od tematu. Jest bardzo istotny. Należy jak najmniejszą ilością słów wyrazić jak najwięcej informacji. Nie należy jednak tytułować e-maila np. “Pomocy”, “Problem”, “Proszę o pomoc”, “e-mail od Jana Kowalskiego” itp. Nie mówi on odbiorcy nic. Jeśli jednak zatytułujemy wiadomość np. “Przypomnienie o książce Gramatyka opisowa języka polskiego”, wykładowca będzie pamiętał komu miał ją przynieść i jednocześnie przypomni sobie o jej zabraniu.

List zaczynamy zwrotami takimi, jak: Dzień dobry!, Szanowna Pani, Szanowny Panie, Proszę Pani, Pani Magdaleno (zamiast często błędnie wstawianego “bezpłciowego” Witam, które nie jest w sytuacji oficjalnej dobrym wyborem).

E-mail kończymy tak, aby nie spoufalać się z odbiorcą.

Podpisujemy się imieniem i nazwiskiem. Nie samym imieniem (nawet jeśli sygnatura adresu e-mail ma zarówno imię, jak i nazwisko). Należy pamiętać, aby zawsze to zrobić. List bez podpisu uważany jest za spam.

Podpisujemy się nawet wtedy, gdy piszemy w imieniu kilku osób, grupy (na przykład na studiach).

Nie rozpisujemy się. Staramy się, aby e-mail był zwięzły, ale tak, by znalazły się w nim wszystkie konieczne informacje.

Warto również zaopatrzyć się w skrzynkę, którego domena nie będzie nas kompromitować (nie takie, jak np. buziaczek.pl). Najprofesjonalniej będzie wyglądać e-mail z imieniem i nazwiskiem.